Die Auftragsorganisation immer im Griff

Eine Werkstatt ist dann besonders erfolgreich, wenn die internen Prozesse gut strukturiert sind. Sichern können Sie diesen Erfolg durch standardisierte Arbeitsabläufe. Das beginnt bereits bei der Auftragsorganisation und somit noch lange vor dem ersten Handgriff am Fahrzeug selbst. Denn nur wenn das organisatorische Grundgerüst reibungslos funktioniert, können Sie die Kapazitäten Ihres Betriebes effektiv und ohne unnötige Zeitverluste einsetzen.

Aufträge – der Schlüssel zum Erfolg

Nun definiert sich eine Werkstatt zwar über ihre fachlichen Leistungen. Damit sie diese zeigen kann, muss aber erst einmal ein Anlass dafür her. Ohne die Beauftragung einer Arbeit durch einen Kunden geht es also nicht. Die Generierung und Bearbeitung von Aufträgen stellen also letztlich einen wesentlichen Kernpunkt aller Bemühungen im Unternehmen dar. Auch wenn möglicherweise genügend Arbeit wartet, sollten Sie diesen Aspekt nicht vernachlässigen. Denn auch das größte Auftragshoch kann einmal zu Ende gehen. Außerdem hilft Ihnen die gezielte Strukturierung Ihrer Auftragsabwicklung, letztendlich den ganzen Betrieb effizienter zu gestallten.

Effiziente Auftragsorganisation sorgt für zufriedenen Kunden

Kurze Wartezeiten, eine direkte Kommunikation und eine insgesamt transparente Auftragsabarbeitung erzeugen beim Kunden das Gefühl der individuellen Wertschätzung. Dabei gilt, unabhängig von dem Umfang des jeweiligen Auftrags sollten Service und Kundenkommunikation immer großgeschrieben werden. Auch wenn diese Aspekte in keinem unmittelbaren Zusammenhang zur Qualität der handwerklichen Leistung Ihrer Werkstatt stehen, sind diese Faktoren psychologisch von entscheidender Bedeutung. Die Basis für eine langfristige Zusammenarbeit und damit auch eine langfristige Kundenbindung gelingt über die effiziente und verlässliche Auftragsabwicklung. Um diese Leistung erbringen zu können, muss die firmeninterne Organisation stimmen.

Zufriedener Kunde – zufriedenes Unternehmen

Doch nicht nur Ihre Kundschaft, auch Sie selbst können von einer gut funktionierenden Auftragsabwicklung profitieren. Standardisierung kann hier ein Schlüssel zur gelungenen Auftragsorganisation sein. So lassen sich Synergieeffekte für Ihr Unternehmen nutzen. Je einheitlicher die organisatorischen und die technischen Abläufe funktionieren, umso stärker kann Ihr Unternehmen von der Effizienzsteigerung profitieren. Sorgen Sie für immer wiederkehrende Abläufe, die in möglichst vielen Bereichen einheitlich gestaltet sind. Dann haben Sie die perfekte Basis, um auch zukünftigen Veränderungen jederzeit problemlos zu begegnen.

Ansatzpunkte für eine erfolgreiche Auftragsorganisation

Nun stellen Sie sich zu Recht die Frage, wie Sie Ihre Auftragseingänge so strukturieren können, dass Sie durch den gesamten Bearbeitungsablauf hindurch den Überblick behalten und Ihre Ressourcen an Zeit, Geräten und natürlich auch Mitarbeitern so einteilen, dass Sie allen Aufträgen gerecht werden können. Es gibt dafür definitiv keine allgemeingültige optimale Auftragsorganisation. Stattdessen bieten sich verschiedene Ansatzpunkte, die Ihnen einen Einstieg in Ihre eigene unternehmensinterne Struktur ermöglichen. Setzen Sie zunächst an offensichtlichen, bereits bekannten Schwachstellen an. Von diesen Ausgangspunkten ausgehend, lässt sich ein gesamtheitliches System entwickeln.

Auftragsannahme und Erfassung

Den Einstieg in eine gelungene Auftragsorganisation bildet die Auftragsannahme. Wenn die Entgegennahme und Erfassung von Aufträgen bereits einem standardisierten System folgen, haben Sie eine Arbeitsgrundlage für alle nachfolgenden Schritte. Sie werden feststellen, dass sich auf Dauer ein enormer Zugewinn an Effektivität einstellt.

Das Organisationssystem

Damit die Auftragsorganisation in Ihrem Unternehmen vom Eingang über die Verwaltung eines jeden Auftrags bin hin zu dessen Umsetzung in der Werkstatt selbst gelingt, sollten Sie einzelne Maßnahmen vermeiden. Stattdessen lohnt es, ein umfassendes Organisationssystem einzurichten. Damit stellen Sie sicher, dass von Anfang bis Ende ein einheitliches Verfahren eine schnelle Einstellung Ihrer Mitarbeiter auf den jeweiligen Arbeitsauftrag ermöglicht. Ihr Vorteil liegt in der Entwicklung einer Arbeitsroutine, die Abläufe vereinfacht, schneller ablaufen lässt und letztlich die Effizienz aller Tätigkeiten steigert.

Plantafeln und Auftragstaschen – hilfreiche Hilfsmittel im praktischen Einsatz

Entgegen häufiger Annahmen gelingt eine umfassende Auftragsorganisation nicht nur mit aufwändigen organisatorischen Maßnahmen. Stattdessen findet der Einstieg mit geradezu selbstverständlichen Details statt. Ein gutes Beispiel hierfür ist der Einsatz von zwei Dingen, die den Ablauf klar strukturieren helfen: Plantafeln und Auftragstaschen.

Eine Plantafel bietet Ihnen die Möglichkeit, alle wichtigen Informationen rund um den erteilten Arbeitsauftrag kompakt und übersichtlich an Ihre Mitarbeiter zu vermitteln. Hier kann die Zuweisung von Arbeitskräften zu einzelnen Aufträgen erfolgen, sowie die Ergänzung von weiteren Angaben zu Arbeitsplatz, Gerätschaften, Ersatzteilen und vielem mehr. Ein Blick auf die Tafel beim Betreten der Werkstatt zeigt den Personen rasch, was nun zu tun ist und vermeidet lange Briefings, Rückfragen und Unklarheiten.

Auftragstaschen dagegen fassen alle Bestandteile des Auftrags kompakt zusammen. Hier können Details zum Fahrzeug enthalten sein, wie etwa der Fahrzeugschlüssel selbst. Darüber hinaus können die ausführenden Personen je nach Arbeitsschritt weitere Daten hinzufügen, so dass am Ende eine abschließende Dokumentation der Tätigkeiten für die Abrechnung zur Verfügung steht.

Auftragsorganisation und Werkstattorganisation – Hand in Hand zum Erfolg

Wagen Sie nun den Schritt vom Organisationssystem im Ganzen hin zur Werkstattorganisation. Wenn auch die Werkstatt das widerspiegelt, was Sie sich für Ihr Unternehmen ausgedacht haben, haben Sie es geschafft, alle Bereiche Ihres Unternehmens wirksam zu vernetzen. Aufträge lassen sich so noch einfacher und strukturierter abarbeiten. Am Beispiel der Plantafel lässt sich das gut darstellen.

Sowohl im Verwaltungs- als auch im technischen Bereich können Sie die einmal entwickelten Übersichten nutzen, um unterschiedliche Themenfelder in übersichtlicher, weil immer wieder selber Form darzustellen.

Fazit – So wird die Werkstatt durch eine funktionierende Auftragsorganisation zum Erfolg

Eine funktionierende Auftragsorganisation ist selbstverständlich nur eine Komponente, um den Erfolg Ihrer Werkstatt sicherzustellen. Sie hilft aber, jeden Auftrag mit derselben Präzision zu erfassen, zu überwachen und letztlich auch abzuschließen, wie den vorangegangenen.

So trägt ein gut durchdachtes Organisationssystem einen erheblichen Teil zu Ihrem Unternehmenserfolgs bei. Denn über die so gewonnene Struktur lässt sich Transparenz schaffen, Zeit und Arbeitskraft effektiv planen und damit die Leistungsfähigkeit Ihres Unternehmens spürbar steigern.