Tipps zu Bedarf, Auswahl und Kosten
Sie benötigen bedruckte Werbeartikel für ausgewählte Kunden, ein kleines Team oder eine einzelne Veranstaltung? Dann kommt es darauf an, die benötigte Menge realistisch einzuschätzen und einen Artikel zu wählen, der zu Empfängern, Anlass und Budget passt. Hier erfahren Sie, wann kleine Auflagen sinnvoll sind, welche Vor- und Nachteile sie mitbringen, wie Sie Ihren Bedarf bestimmen und worauf Sie bei Veredelung, Druckfreigabe, Lieferzeit und Nachbestellung achten sollten.
Wann sind Werbeartikel in kleinen Mengen sinnvoll?
Werbeartikel in kleinen Mengen passen vor allem dann, wenn der Empfängerkreis, der Anlass oder der Verteilzeitraum klar begrenzt sind. Statt einen großen Vorrat anzulegen, bestellen Sie gezielt für den tatsächlich absehbaren Bedarf.
Welche Werbeartikel Sie in kleinen Mengen bedrucken lassen können, hängt vom jeweiligen Produkt, seiner Ausführung und der gewünschten Veredelung ab. Die aktuell mögliche Bestellmenge sollten Sie deshalb direkt beim ausgewählten Artikel prüfen.
Für ausgewählte Kunden, Geschäftspartner und Mitarbeiter
Vielleicht möchten Sie langjährigen Geschäftspartnern eine Anerkennung überreichen, ein kleines Team zu einem Firmenjubiläum beschenken oder ausgewählte Kunden nach einem erfolgreichen Projekt ansprechen. Da Sie die Zahl der Empfänger bereits kennen, können Sie die benötigte Menge wesentlich genauer bestimmen als bei einer breit angelegten Streuaktion.
Bei einem begrenzten Empfängerkreis können Sie zudem einen höheren Betrag pro Geschenk einplanen. Statt viele einfache Streuartikel zu verteilen, kommen beispielsweise ein hochwertiger Thermobecher, eine stabile Thermosflasche, eine Schlüsselmappe oder ein gut verarbeitetes Schreibgerät infrage. Wie Sie ausgewählte Kontakte darüber hinaus langfristig binden, lesen Sie in unserem Ratgeber Stammkunden gewinnen und halten.
Für Messen, Veranstaltungen und zeitlich begrenzte Aktionen
Auch für Messen, Seminare, Neueröffnungen und Kundentage können kleinere Auflagen sinnvoll sein. Dabei kommt es darauf an, wie Sie den Artikel verteilen. Ein Kugelschreiber, der frei am Stand ausliegt, wird schneller mitgenommen als ein höherwertiges Geschenk, das Sie gezielt nach einem ausführlichen Gespräch überreichen.
Orientieren Sie Ihre Bestellung deshalb nicht allein an der gesamten Besucherzahl. Überlegen Sie vielmehr, wie viele relevante Kontakte Sie voraussichtlich erreichen und welcher Empfängerkreis den Artikel tatsächlich erhalten soll.
Besondere Vorsicht ist bei zeitlich begrenzten Gestaltungen gefragt. Trägt der Werbeartikel ein Veranstaltungsdatum, eine Jahreszahl oder den Slogan einer einzelnen Kampagne, lässt er sich später kaum noch einsetzen. Mit einer kleineren Menge begrenzen Sie das Risiko, nach dem Termin auf veralteten Werbemitteln sitzen zu bleiben.
Für saisonale Werbegeschenke
Eiskratzer entfalten ihren Nutzen vor und während der kalten Monate, während Grill- oder Stabfeuerzeuge eher zu einer sommerlichen Aktion passen. Kalender sollten rechtzeitig zum Jahreswechsel verteilt werden. Bestellen Sie solche Werbeartikel in kleinen Mengen, können Sie die Auflage enger auf den tatsächlichen Aktionszeitraum abstimmen.
Berücksichtigen Sie dabei, ob mögliche Restbestände in der folgenden Saison noch einsetzbar wären. Ein neutral bedruckter Regenschirm lässt sich meist über einen längeren Zeitraum verteilen. Ein Kalender mit Jahreszahl besitzt dagegen nur ein begrenztes Zeitfenster.
Zum Testen eines neuen Werbeartikels
Eine überschaubare erste Bestellung eignet sich außerdem, um einen neuen Werbeartikel zu erproben. Sie sehen, ob Ihre Kunden den Artikel gerne annehmen, ob seine Qualität zu Ihrem Unternehmen passt und ob das Logo im Alltag gut sichtbar bleibt.
Ein Produktmuster kann Ihnen vorab Material, Farbe und Handhabung zeigen. Wie das Werbegeschenk bei den Empfängern ankommt und ob es tatsächlich verwendet wird, erfahren Sie jedoch erst beim praktischen Einsatz.
Bei bevorstehenden Änderungen im Unternehmen
Stehen ein neues Logo, eine andere Internetadresse, ein Standortwechsel oder eine überarbeitete Markenwelt bevor, kann eine große Bestellung schnell veralten. Eine kleinere Auflage reduziert das Risiko, dass nach der Umstellung noch zahlreiche Artikel mit überholten Angaben vorhanden sind.
Diese Vorteile bieten Werbeartikel in kleinen Stückzahlen
Der wichtigste Vorteil kleiner Auflagen liegt in der engen Orientierung am realen Bedarf. Sie investieren zunächst in die Menge, die Sie für den geplanten Anlass voraussichtlich benötigen.
Geringere Gesamtausgabe und weniger Kapitalbindung
Bei einer kleineren Bestellung fällt zunächst ein geringerer Gesamtbetrag an. Das kann besonders für kleinere Betriebe interessant sein, die keine große Werbeartikelbestellung vorfinanzieren möchten.
Auch größere Unternehmen profitieren davon, wenn nur ein Standort, eine Abteilung oder eine bestimmte Kundengruppe ausgestattet werden soll. Das verfügbare Budget wird gezielt für die aktuelle Aktion eingesetzt, statt in einem umfangreichen Vorrat gebunden zu sein.
Weniger Restbestände und Lagerbedarf
Kleine Stückzahlen beanspruchen weniger Lagerfläche. Bei Kugelschreibern fällt dieser Unterschied kaum ins Gewicht, bei Tassen, Regenschirmen, Thermosflaschen oder Kalendern dagegen deutlich.
Übrig gebliebene Werbeartikel benötigen nicht nur Platz. Sie müssen verwaltet werden und können unbrauchbar werden, sobald sich Logo, Kontaktdaten oder Kampagnenbotschaft ändern. Bei saisonalen oder datierten Artikeln kommt hinzu, dass ihr Nutzen zeitlich begrenzt ist.
Gezieltere Auswahl für unterschiedliche Empfänger
Der gleiche Werbeartikel passt selten gleich gut zu Messebesuchern, Mitarbeitern und wichtigen Geschäftspartnern. Mit kleineren Chargen können Sie verschiedene Gruppen gezielter ansprechen.
Für eine Veranstaltung wählen Sie vielleicht einen handlichen Streuartikel. Langjährige Kunden erhalten dagegen ein höherwertiges Geschenk, das zu ihrer Geschäftsbeziehung und ihrem Alltag passt. Auf diese Weise muss nicht ein einziges Produkt sämtliche Empfängergruppen abdecken.
Diese Flexibilität sollte jedoch nicht zu einer wahllosen Produktmischung führen. Jede zusätzliche Variante kann eigene Druckdaten, Freigaben und Einrichtungsschritte erfordern. Häufig ist es sinnvoller, wenige Produkte bewusst auszuwählen, anstatt viele Kleinstauflagen parallel zu bestellen.
Höherwertige Geschenke für einen begrenzten Personenkreis
Wenn Sie nur eine kleine Gruppe beschenken, lässt sich ein größerer Anteil des Budgets pro Empfänger einsetzen. Ein Metallkugelschreiber, eine hochwertige Trinkflasche oder eine stabile Dokumententasche kann bei ausgewählten Kontakten passender sein als ein einfacher Streuartikel.
Der Preis allein entscheidet jedoch nicht über die Wirkung. Der Artikel sollte funktional sein, zum Anlass passen und dem Empfänger einen nachvollziehbaren Nutzen bieten.
Neue Produkte mit geringerem Risiko erproben
Mit einer kleineren Erstbestellung können Sie Erfahrungen sammeln, bevor Sie sich für eine größere Folgeauflage entscheiden. Nach der Verteilung lässt sich beurteilen, wie gut der Artikel angenommen wurde, ob die Qualität überzeugt und ob die Bedruckung im Alltag sichtbar bleibt.
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Welche Nachteile sollten Sie bei kleinen Auflagen berücksichtigen?
Werbeartikel in kleinen Mengen bieten Flexibilität, sind aber nicht automatisch die preiswerteste oder einfachste Lösung.
Häufig höherer Preis pro Stück
Eine kleine Auflage senkt meist die Gesamtausgabe, aber nicht zwangsläufig den Stückpreis. Auch wenige Artikel müssen vorbereitet und veredelt werden. Druckdaten werden geprüft, Maschinen eingerichtet und je nach Verfahren Druckformen oder weitere Hilfsmittel vorbereitet.
Bei einer größeren Auflage verteilen sich diese Arbeitsschritte auf mehr Exemplare. Deshalb fällt der Preis pro Stück dort häufig niedriger aus.
Vergleichen Sie nicht nur den reinen Produktpreis. Achten Sie auf den Gesamtpreis Ihrer gewünschten Konfiguration und darauf, welche Leistungen bereits enthalten sind. Zusätzliche Druckfarben, mehrere Druckpositionen, Personalisierungen, Verpackung oder Versand können den Endpreis verändern.
Nicht jedes Produkt ist in kleinen Mengen verfügbar
Welche Bestellmenge möglich ist, hängt vom jeweiligen Artikel, seiner Ausführung und der gewählten Veredelung ab. Auch innerhalb derselben Produktgruppe können sich die Bedingungen unterscheiden.
Ein Kunststoffkugelschreiber mit einfarbigem Aufdruck kann beispielsweise andere Voraussetzungen haben als ein Metallmodell mit Gravur oder ein Schreibgerät mit mehreren Druckpositionen. Prüfen Sie deshalb immer die Angaben des konkreten Produkts.
Eingeschränkte Auswahl bei Ausführung und Veredelung
Bei kleinen Mengen stehen unter Umständen nicht sämtliche Farben, Materialien oder Veredelungsverfahren zur Auswahl. Auch Sonderanfertigungen oder besonders aufwendige Gestaltungen können an größere Stückzahlen gebunden sein.
Möglicherweise müssen Sie daher zwischen einer bestimmten Artikelvariante und der gewünschten kleinen Menge abwägen.
Zusätzlicher Aufwand bei mehreren kleinen Chargen
Verschiedene Werbeartikel für unterschiedliche Empfängergruppen ermöglichen eine gezieltere Ansprache. Mehrere kleine Produktionen können jedoch jeweils eigene Druckdaten, Freigaben, Einrichtungsarbeiten und Versandvorgänge erfordern.
Aus mehreren Kleinstbestellungen entsteht deshalb nicht automatisch eine wirtschaftlichere Lösung als aus einer bewusst gewählten gemeinsamen Auflage.
Nachbestellungen können zusätzliche Kosten verursachen
Eine besonders knapp bemessene Bestellung kann teuer werden, wenn die Artikel früher als erwartet ausgehen. Für eine zweite Produktion können erneut Einrichtungs-, Bearbeitungs- oder Versandkosten anfallen.
Zudem ist nicht garantiert, dass derselbe Artikel später unverändert verfügbar bleibt. Produktfarben, Materialien oder Modelle können sich ändern oder aus dem Sortiment verschwinden. Benötigen Sie alle Exemplare für einen einheitlichen Auftritt, kann eine gemeinsame Bestellung sinnvoller sein.
Kleine Mengen bedeuten nicht automatisch kurze Lieferzeiten
Auch eine geringe Stückzahl durchläuft die notwendigen Produktionsschritte. Druckdatenprüfung, Korrekturansicht, Freigabe, Veredelung und Versand bleiben Teil des Ablaufs.
Für einen festen Veranstaltungstermin sollten Sie deshalb ausreichend Vorlauf einplanen und die aktuelle Lieferzeit des gewählten Artikels prüfen.
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So bestimmen Sie die passende Menge
Eine allgemeine Empfehlung für die richtige Stückzahl kann es nicht geben. Ihr Bedarf richtet sich danach, wen Sie erreichen möchten, wie Sie die Artikel verteilen und wie lange der Aufdruck aktuell bleibt.
Den tatsächlichen Empfängerkreis festlegen
Beginnen Sie Ihre Planung nicht bei der Gesamtzahl aller Kunden oder Messebesucher. Legen Sie fest, welche Personen den Werbeartikel tatsächlich erhalten sollen.
Bei einem kleinen Team, einer geschlossenen Veranstaltung oder einer festgelegten Auswahl von Bestandskunden lässt sich diese Zahl meist recht genau ermitteln. Bei einer Messe kommt es dagegen darauf an, welchen Anteil der Besucher Sie voraussichtlich erreichen und an wen Sie den Artikel ausgeben.
Ein frei ausgelegter Streuartikel wird anders kalkuliert als ein Geschenk, das nur an qualifizierte Kontakte überreicht wird.
Die spätere Verwendbarkeit berücksichtigen
Prüfen Sie, ob übrig gebliebene Exemplare nach der Aktion noch einsetzbar wären. Ein neutral mit Logo und Webadresse bedruckter Kugelschreiber kann bei späteren Kundenterminen weitergegeben werden. Ein Kalender mit Jahreszahl oder ein Artikel mit Veranstaltungsdatum besitzt dagegen nur ein begrenztes Zeitfenster.
Je kürzer dieses Zeitfenster ausfällt, desto vorsichtiger sollten Sie die Menge kalkulieren.
Einen passenden Puffer einplanen
Eine Bestellung exakt auf die erwartete Empfängerzahl zu begrenzen, kann zu knapp sein. Zusätzliche Artikel werden möglicherweise für spontan hinzukommende Teilnehmer, weitere Kundentermine oder als Ersatz für beschädigte Exemplare benötigt.
Wie groß der Puffer sein sollte, hängt von der Planbarkeit Ihrer Empfängerzahl, der späteren Verwendbarkeit und der Möglichkeit einer Nachbestellung ab. Eine pauschale Prozentzahl hilft dabei wenig.
Mehrere geplante Einsätze zusammen betrachten
Möchten Sie denselben Artikel bei mehreren kommenden Veranstaltungen einsetzen, können Sie die Bedarfe gemeinsam planen. Voraussetzung ist, dass Produkt und Aufdruck zu allen Terminen passen und voraussichtlich aktuell bleiben.
Berücksichtigen Sie dabei auch den benötigten Lagerplatz. Eine größere gemeinsame Bestellung kann einen besseren Stückpreis bieten, verursacht aber wieder einen höheren Gesamtaufwand und größere Bestände.
Welcher Werbeartikel passt zur kleinen Menge?
Eine geringe Bestellmenge macht einen Werbeartikel noch nicht automatisch passend. Entscheidend ist, ob das Produkt zum Anlass, zu den Empfängern und zur geplanten Verteilung passt.
Universelle Werbeartikel für gemischte Zielgruppen
Kugelschreiber, Tassen, Kalender und Schlüsselanhänger sprechen unterschiedliche Empfänger an und benötigen wenig Erklärung. Sie eignen sich besonders, wenn Sie einen verständlichen Alltagsnutzen und eine gut sichtbare Werbefläche suchen.
Achten Sie dennoch auf den praktischen Einsatz. Ein Kugelschreiber lässt sich einfach lagern, transportieren und verteilen. Eine Tasse benötigt deutlich mehr Platz und eine bruchsichere Verpackung, kann dafür aber über einen langen Zeitraum im Büro oder zu Hause verwendet werden. Was unterschiedliche Giveaways auszeichnet, erfahren Sie in unserem Ratgeber Was sind Giveaways?
Höherwertige Geschenke für ausgewählte Kontakte
Thermobecher, Thermosflaschen, Geldbörsen, Schlüsselmappen und hochwertige Schreibgeräte passen eher zu einem begrenzten Empfängerkreis. Werbeartikel in kleinen Mengen ermöglichen es Ihnen, solche Produkte gezielt zu verteilen, ohne einen großen Bestand einzukaufen.
Wählen Sie das Geschenk nicht allein nach seinem Preis aus. Es sollte zur Geschäftsbeziehung, zum Anlass und zum Alltag der Empfänger passen.
Saisonale Artikel passend einsetzen
Eiskratzer, Regenschirme, Kalender sowie Grill- und Stabfeuerzeuge können eine Aktion thematisch unterstützen. Ihr Nutzen hängt jedoch stark vom Zeitpunkt der Verteilung ab.
Planen Sie deshalb nicht nur die Bestellmenge, sondern auch den Liefer- und Verteilzeitraum. Je stärker ein Produkt an eine Saison oder ein bestimmtes Datum gebunden ist, desto größer ist das Risiko ungenutzter Restbestände.
Branchenbezogene Werbeartikel auswählen
Ein Werbeartikel wirkt stimmiger, wenn sein Nutzen einen nachvollziehbaren Bezug zum Unternehmen oder zum Alltag der Empfänger besitzt.
Ein Autohaus oder eine Werkstatt kann beispielsweise Schlüsselanhänger, Eiskratzer, Dokumententaschen, Warnwesten oder geeignetes Fahrzeugzubehör einsetzen. Für Büros und Beratungsunternehmen bieten sich unter anderem Schreibgeräte, Notizartikel oder Tassen an. Welche Werbeartikel sich speziell für den Kfz-Bereich eignen, zeigt unser Magazinartikel Werbeartikel fürs Autohaus.
Der Branchenbezug muss nicht immer unmittelbar sein. Ein Thermobecher kann auch für ein Unternehmen ohne Verbindung zu Getränken passen, wenn viele Kunden oder Mitarbeiter unterwegs sind.
Gerätespezifische Produkte gezielt bestellen
Handycover und Tablethüllen eignen sich nur, wenn Sie die verwendeten Geräte und benötigten Formate kennen. Unterschiedliche Abmessungen, Anschlüsse und Kamerapositionen machen diese Produkte für eine breit gemischte Zielgruppe ungeeignet.
Kleine Chargen können hier sinnvoll sein, wenn Sie klar definierte Gerätemodelle ausstatten möchten. Universeller einsetzbar sind beispielsweise Kugelschreiber mit Touchpen.
Feuerzeuge nicht als universelles Werbegeschenk betrachten
Feuerzeuge werden nicht von jeder Zielgruppe benötigt. Je nach Anlass und Empfängern können klassische Elektro-Feuerzeuge, Stabfeuerzeuge oder Modelle für Grill und Kamin sinnvoll sein.
Prüfen Sie auch hier, ob der Artikel einen nachvollziehbaren Bezug zur Aktion und zu den vorgesehenen Empfängern besitzt.
Was ist beim Bedrucken kleiner Mengen wichtig?
Bei einer kleinen Auflage sollte die Gestaltung ebenso sorgfältig geplant werden wie bei einer großen Bestellung. Ein unleserliches Logo oder ein überladener Aufdruck betrifft schließlich jedes einzelne Exemplar.
Motiv und Druckfläche aufeinander abstimmen
Auf einem Feuerzeug oder Kugelschreiber bleibt deutlich weniger Raum als auf einer Tasse, Tasche oder einem Regenschirm. Reduzieren Sie das Motiv deshalb auf die Informationen, die der Empfänger wirklich benötigt.
Häufig reichen das Logo, der Firmenname oder eine kurze Webadresse. Eine vollständige Anschrift, mehrere Telefonnummern und ein langer Slogan überladen kleine Werbeflächen und verschlechtern die Lesbarkeit.
Schriften, Linien und Kontraste prüfen
Sehr feine Linien und kleine Schriften lassen sich nicht mit jedem Verfahren sauber wiedergeben. Allgemeingültige Grenzwerte gibt es dafür nicht. Beachten Sie die Vorgaben des jeweiligen Artikels und stellen Sie Ihre Logodatei in der bestmöglichen verfügbaren Qualität bereit.
Achten Sie außerdem auf einen deutlichen Kontrast zwischen Motiv und Artikelfarbe. Ein dunkles Logo auf einem dunklen Produkt oder helle Schrift auf einem transparenten Untergrund kann schwer erkennbar sein.
Das passende Veredelungsverfahren wählen
Welche Veredelung infrage kommt, richtet sich nach Material, Oberfläche und Motiv. Tampondruck wird häufig für kleinere oder leicht geformte Flächen genutzt, etwa auf Kugelschreibern oder Feuerzeugen. Siebdruck bietet sich für viele größere Druckbereiche und klar angelegte Motive an. Digitaldruck kann mehrfarbige Gestaltungen und Farbverläufe wiedergeben. Bei Metall-, Holz- oder bestimmten beschichteten Artikeln sorgt eine Lasergravur für eine dauerhafte, eher zurückhaltende Kennzeichnung.
Für kleine Mengen ist besonders relevant, wie aufwendig die Gestaltung ausfällt. Zusätzliche Druckfarben, mehrere Positionen oder wechselnde Personalisierungen können den Bearbeitungsaufwand und den Preis erhöhen.
Die Korrekturansicht sorgfältig freigeben
Prüfen Sie vor Produktionsbeginn, ob die richtige Logoversion verwendet wird, alle Angaben aktuell sind und das Motiv an der vorgesehenen Position gut lesbar bleibt.
Die digitale Korrekturansicht zeigt Ihnen Anordnung und Proportionen. Materialwirkung und Farbdarstellung können am fertigen Artikel dennoch anders erscheinen als auf dem Bildschirm.
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Kleine Auflagen rechtzeitig bestellen und nachbestellen
Planen Sie vom gewünschten Liefertermin rückwärts. Vor der Produktion müssen möglicherweise Druckdaten geprüft, Rückfragen beantwortet und die Korrekturansicht freigegeben werden. Danach folgen Veredelung, Verpackung und Versand.
Genügend Vorlauf bis zur Veranstaltung einplanen
Die Werbeartikel sollten möglichst nicht erst unmittelbar vor einer Messe oder Kundenveranstaltung eintreffen. Ein früherer Liefertermin gibt Ihnen Gelegenheit, Menge, Ausführung und Bedruckung zu kontrollieren.
Prüfen Sie die aktuelle Lieferzeit direkt beim gewählten Produkt und rechnen Sie zusätzlich Zeit für interne Abstimmungen und mögliche Korrekturen ein.
Die Lieferung direkt kontrollieren
Lassen Sie die Kartons nicht ungeöffnet bis zum Einsatztag stehen. Kontrollieren Sie zeitnah, ob Stückzahl, Artikelvariante, Farbe und Aufdruck Ihrer Freigabe entsprechen.
Bei personalisierten Werbeartikeln sollten Sie zusätzlich Namen und Zuordnungen prüfen.
Eine spätere Nachbestellung neu bewerten
Frühere Auftragsdaten können eine Nachbestellung erleichtern. Dennoch sollten Sie erneut prüfen, ob Artikel, Farbe und Veredelung noch verfügbar sind und ob sich Logo oder Kontaktdaten geändert haben.
Auch die aktuell mögliche Bestellmenge, der Preis und die Lieferzeit können inzwischen anders ausfallen.
Werbeartikel in kleinen Mengen passend zu Ihrem Vorhaben auswählen
Werbeartikel in kleinen Mengen geben Ihnen die Möglichkeit, einen überschaubaren Bedarf gezielt abzudecken. Sie reduzieren Ihre Gesamtausgabe und mögliche Restbestände, während Sie Produkte genauer auf einzelne Empfängergruppen oder Anlässe abstimmen können.
Dem stehen häufig ein höherer Stückpreis, eine begrenztere Auswahl und mögliche Mehrkosten bei späteren Nachbestellungen gegenüber. Legen Sie deshalb zuerst fest, wen Sie erreichen möchten, wie der Artikel verteilt wird und wie lange der Aufdruck aktuell bleibt.
Wählen Sie anschließend ein Werbegeschenk, dessen Nutzen, Qualität und Werbefläche zu Ihren Empfängern passen. Mit einer realistisch geplanten Menge, einer gut lesbaren Gestaltung und ausreichend Vorlauf wird auch eine kleine Auflage zu einem professionellen Bestandteil Ihrer Werbung.