Schlüssel aufbewahren: Schlüsselboard, Schlüsseltasche und Co.

« So verwalten professionelle Betriebe Schlüssel »

Trotz moderner Technik und einer immer umfassenderen Digitalisierung gehören Schlüssel immer noch zu den Sicherheitsmitteln Nummer eins. Ob Haus, Fahrzeug, Möbel, Aufbewahrungen oder gar Maschinen und Geräte – sie verschaffen oder verhindern Zugriff, wo immer eine Regelung nötig ist. Allerdings können diese Kleinteile auch schnell verloren gehen, legt man sich kein passendes Ordnungssystem zu, mit dem man Schlüssel aufbewahren kann.

Interne und externe Schlüssel

So, wie jeder Betrieb einzigartig und individuell aufgebaut ist, sind sicherlich auch die Bestände an Schlüsseln mitsamt der Erfordernisse an die Sicherheit im Umgang mit ihnen individuell und vielschichtig. Allerdings bestehen zwei grundlegend unterschiedliche Themenfelder, wenn es um das Aufbewahren geht.

Natürlich verfügt jedes Unternehmen über interne Schließanlagen, Sicherheitsbereiche etc., die den Schlüsseleinsatz erfordern. Darüber hinaus arbeiten aber viele Unternehmen zugleich auch mit externen Geräten, Fahrzeugen oder gar Gebäuden, für die ebenfalls eine Vielzahl an Schlüsseln anfallen. Diese müssen organisiert und aufbewahrt werden, ohne dabei ein Sicherheitsrisiko für die jeweiligen Kunden zu bedeuten.

Denn was für ein Unternehmen externe Schlüsselorganisation bedeutet, ist für Kunden gleichzeitig ein nicht unkritischer Bereich der internen Schlüsselsicherheit.

Anforderungen an die Aufbewahrung externer Schlüsselaufbewahrung

An oberster Stelle beim Umgang mit externen Schlüsseln steht selbstverständlich die Sicherheit. Es wäre beispielsweise für einen Reinigungsdienstleister ebenso wenig geschäftsfördernd, wenn über zur Verfügung gestellte Objektschlüssel Unbefugten Zugang zu Kundengebäuden erhalten, wie es für die KfZ-Werkstatt nicht gut ist, Fahrzeugschlüssel von zur Reparatur überlassenen Fahrzeugen zu verlieren. Daher kommt es vor allem darauf an, Schlüssel so aufbewahren zu können, dass nur die Menschen Zugriff haben, die ihn auch haben sollen.

Darüber hinaus kommt es aber auch darauf an, die einzelnen Fahrzeuge, Gebäude etc. anhand von Schlüsseln so zuordnen zu können, dass eine effektive Arbeit möglich ist und Verwechslungen möglichst ausgeschlossen sind. Zuletzt sollen die einzelnen Schließmöglichkeiten natürlich aus der sicheren Aufbewahrung ausgegeben werden können, um sie auch für die beauftragte Tätigkeit nutzen zu können. Das heißt, auch die Dokumentation eines jeden Ausgabe- und Rückgabeprozesses ist von essentieller Bedeutung.

Interne Schlüssel aufbewahren – darauf kommt es an

Die Anforderungen an interne interne Schlüsselaufbewahrungen ähneln in vielen Fällen denen externer Produkte, weisen jedoch auch ganz eigene Bedürfnisse auf. So erfolgen Ausgaben häufig dauerhaft, beispielsweise von Schließanlagen. Daher gilt es – abgesehen von Sonderschlüsseln – häufig nicht benötige Schlüssel aufbewahren zu können, ohne dass rasche und häufige Ausgaben und Entgegennahmen wichtig wären.

Andererseits können sensible Betriebsbereiche mit Sonderschlüsseln gesichert sein, deren Standort besonders gut dokumentiert werden muss, ganz gleich ob bei dauerhafter oder nur temporärer Ausgabe. Insgesamt ist die Sicherheit hier aber mit denen externer Schlüsselsammlungen vergleichbar, da auch das eigene Unternehmen interessiert ist, unbefugte Zutritte gekonnt zu verhindern.

Schlüssel aufbewahren – aber richtig

Je nach tatsächlichen Anforderungen eines Betriebs finden sich unzählige Möglichkeiten und ungleich mehr Hilfsmittel, um Schlüssel sicher und übersichtlich zu organisieren:

Die richtige Organisation für die Aufbewahrung

Um Schlüssel übersichtlich aufbewahren zu können, ist eine organisatorische Maßnahme geradezu unumgänglich .Von einfachen Schlüssellisten bis hin zur Fachsoftware sind hier unterschiedlichste Ansätze denkbar.

Welche Lösung angemessen ist, hängt vom Umfang des Schlüsseldepots, sowie von den erforderlichen Ausgaben und vielen weiteren Faktoren ab. Immer dann, wenn das Führen der Software als Mehraufwand empfunden wird und wenig gefühlte Vorteile mit sich bringt, scheint eine einfachere Lösung über Listen zielführend. Beispielsweise für Werkstätten, Autohäuser und ähnliche Einrichtungen kann auch die Integration der Schlüsselorganisation in die ohnehin vorhandene Managementsoftware sinnvoll sein.

Denn wo ohnehin Fahrzeuge oder andere Objekte gelistet werden, die jeweils eigene Schließeinrichtungen besitzen, kann in die Schlüsselzuordnung einfach in der bereits etablierten Struktur erfolgen.

Das Schlüsselboard – für übersichtlichen Zugriff

Ein praktisches und vielfach zu findendes Element der Organisation ist das Schlüsselboard. Vor allem aus Hotels etc. in dekorativer, teils sogar repräsentativer Art und Weise bekannt, verhilft es unterschiedlichsten Unternehmen auf einen Blick zur Übersicht über alle vorhandenen oder auch ausgegebenen Schlüssel.

Der Nachteil vom Schlüsselboard ist häufig die freie Zugriffsmöglichkeit auf alle vorhandenen Objekte, sofern die Person in Reichweite ist. Daher werden Schlüsselboards häufig in Bereichen eingesetzt, die entweder dauerhaft mit autorisiertem Personal besetzt sind, oder aber nur für eingegrenzte Personenkreise zugänglich sind.

Eine Sonderform des Schlüsselboards ist der Schlüsselschrank. Er verfügt über die gleiche Funktionalität, kann aber bei Bedarf durch fest verschließbare Türen gesichert werden.

Der Schlüsselkoffer – für flexible Sicherheit

Ein Schlüsselkoffer stellt sozusagen ein Schlüsselboard in kleiner, handlicher und vor allem mobiler Form dar. Im Koffer existieren Aufbewahrungsmöglichkeiten in sortierter Form für eine vorgegebene Anzahl an Schlüsseln.

Der Schlüsselkoffer kann einerseits abgeschlossen, also gesichert werden, ist darüber hinaus aber auch an jeden beliebigen Ort transportierbar. Das erhöht einerseits das Risiko, auf einen Schlag große Mengen an Schlüsseln zu entwenden. Allerdings wird diese Gefahr bei Unternehmen mit hohem Fahrzeugaufkommen an unterschiedlichen Orten durch den praktischen Nutzen jederzeit aufgewogen.

Mögliche Einsatzorte können beispielsweise Baustellen sein, wo alle Fahrzeug- und Maschinenschlüssel zum Arbeitsende eingesammelt, im Koffer gesichert und über Nacht in das Magazin transportiert werden.

Die Schlüsseltasche – individuell sauber verstaut

Eine Schlüsseltasche stellt im Gegensatz zu den anderen bereits vorgestellten Lösungen eine Klein- oder gar Individuallösung dar. Denn je Schlüsseltasche werden in der Regel ein oder nur wenige Elemente verwahrt, die dann typischerweise zueinander im Bezug stehen.

Bekannt sind etwa Fahrzeugschlüssel, wo Zündschlüssel, Tankschlüssel etc. im gemeinsam Mäppchen oder Täschchen aufbewahrt werden. Zur Schlüsselorganisation können sie beitragen, indem etwa in einem Schlüsselkoffer oder an einem Schlüsselboard Taschen unterschiedlicher Farbe oder Form aufgehängt werden. So ist die Übersichtlichkeit nochmals gesteigert.

Taschen bieten darüber hinaus Schutz für den einzelnen Schlüsselbund, der so kompakt zusammengefasst wird. Auch Schäden an Taschen, Kleidung etc. durch die Schlüsselzahnung wird so verhindert. Schlüsseltaschen eignen sich somit sowohl für die Organisation, als auch für das Aufbewahren von Schlüsseln.

Schlüsselaufbewahrung als Gesamtkonzept

Letztlich wird selten nur ein einzelnes Element zur Schlüsselaufbewahrung herangezogen werden. Häufig ergänzen sich einzelne Elemente zu einem funktionierenden Gesamtkonzept. So lassen sich, um zum Beispiel des Bauunternehmens zurückzukehren, Maschinenschlüssel übersichtlich im Büro an einem Schlüsselbord oder in einem Schlüsselschrank aufbewahren. Werden Maschinen auf eine Baustelle verlagert, können Sie zur örtlichen Organisation im Baubüro in einem Schlüsselkoffer zusammengefasst werden.

Schlüsseltaschen bieten darüber hinaus auch im täglichen Einsatz Schutz vor dem Schmutz der Baustelle. So bleibt die Übersicht über alle Schlüssel jederzeit erhalten und das Unternehmen kann im praktischen Einsatz alle Schlüssel so aufbewahren, dass allen Aspekten der Organisation Rechnung getragen wird.